Gruppenkoordination mit Google

-Am Anfang war die Gruppe-

Mit der Einführung von Drive und Groups hat Google ein mächtiges Werkzeug für dezentrales und kollaboratives Arbeiten geschaffen.

Der Google Calendar ist ein sehr vielseitiges Werkzeug. Integrierbar in Smartphones, Mailprogramm und vom Netz zugreifbar.
Auch Terminerinnerungen bekommt man leicht an die eigene Adresse gesendet.

Mit Hilfe eines Google Calendars kann man jedoch auch mehrere Personen automatisiert an Termine (Anmeldefristen, Abgabetermine, Fälligkeiten etc.) erinnen.

Dies bedarf doch einiger Konfiguration (in weniger als 5 Minuten zu erledigen).
Auf die Details wie man Termine oder Weiterleitungen genau erstellt wird hier nicht eingegangen, dazu finden sich ausreichend Anleitungen. Hier soll es um die grundlegende Struktur dahinter gehen.

1. Zu Beginn benötigt man eine Group für die entsprechenden Empfänger der Erinnerungen. Diese danken es einem, wenn man sie erst nach den Tests einträgt.

2. Dann braucht man einen Kalender. Diese lassen sich leider zur Zeit (Stand Mai 2015) nicht für die Gruppe erstellen. Man erstellt also einen Kalender in seinem privaten Google-Account.

2a. Wenn auch die Mitbearbeiter den Kalender bearbeiten können sollen kann man diesen nun für die Group freigeben.

3. Nun erstellt man einen Test-Termin mit Erinnerung in der nächsten Zeit. Es macht Sinn sich hierfür eine feste Vorgehensweise zu überlegen und in der "Was"-Zeile eine eindeutige Bezeichnung für die Termin-Zugehörigkeit einzutragen. (z.B. eine Terminerinnerung für einen Redaktionsschluß immer mit "Redaktionsschluß: " beginnen zu lassen)

4. Aus der Erinnerungsmail zieht man jetzt möglichst viele Informationen für einen Weiterleitungsfilter.
Dies ist meist die eMail-Adresse (normalerweise "Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!") und Teile aus dem Betreff wo die "Was"-Zeile wiedergegeben wird.

5. Für diese Erinnerungsmails richtet man nun eine Weiterleitung an die Gruppe ein.

Fertig